mudation.com – Halo semuanya, jumpa lagi dengan kami yang pada kesempatan kali ini akan membahas data tentang Fungsi Email di Tempat Kerja.
Email secara mendasar telah mempengaruhi lingkungan kerja sejak bagian terakhir tahun 1990-an. beberapa efek korespondensi email di tempat kerja adalah positif, sementara yang lain mengurangi manfaat korespondensi tatap muka.
Memilih teknik terbaik dalam situasi lingkungan kerja tertentu adalah cara untuk korespondensi yang sangat kuat untuk Anda.
Ketepatan Waktu Komunikasi Email
Email berfungsi sebagai cara yang layak untuk mengirim pesan satu arah atau berpartisipasi dalam interaksi dua arah tanpa putus asa waktu.
Saat karyawan mengirim email ke kolega atau pelanggan, penerima dapat mengakses dan menanggapi email saat mereka memiliki kesempatan. Mengirim email ketika respon cepat diperlukan bukanlah langkah yang layak.
Ketika tidak ada waktu untuk disia-siakan, berbicara dengan seseorang secara langsung, mengirim pesan instan, pesan, atau membuat keputusan melalui telepon biasanya merupakan metodologi yang lebih baik.
Tim Kerja Yang Lebih Luas
Email telah memungkinkan perusahaan untuk memiliki tim kerja yang lebih tersebar dan beragam. Karyawan dapat berinteraksi dan bekerja sama tanpa persyaratan untuk percakapan dekat dan pribadi sekarang dan lagi.
Dalam hal ini, organisasi menggunakan tim kerja virtual di mana karyawan dikaitkan dengan proyek dan tugas kerja yang sama.
Tim ini sering menggunakan perangkat lunak grup virtual untuk berbagi file dan mengadakan rapat virtual, tetapi mereka juga mengirim komunikasi email ke sana kemari.
Di perusahaan di seluruh dunia, email memungkinkan karyawan untuk menyampaikan lintas batas publik.
Kurang Personalisasi Dan Miskomunikasi
Kelemahan dari perkembangan email yang tidak terkendali adalah tidak adanya korespondensi yang lebih pribadi.
Karyawan penjualan dan layanan dapat menggunakan email secara berlebihan dalam menjangkau kemungkinan klien dan mengirim email afirmasi dan terima kasih.
Anggota kelompok kerja sering kali sangat suka duduk di meja mereka dan mengirim email daripada berjalan-jalan di tempat kerja untuk bekerja sama secara pribadi dengan rekan kerja.
Mengirim email menghilangkan kesempatan untuk kritik langsung dari penerima.
Seperti yang ditunjukkan oleh sebuah makalah yang diterbitkan oleh Cyber Psychology, tidak adanya isyarat nonverbal sering kali dapat memicu miskomunikasi, terutama ketika humor atau sarkasme terlibat.
Penggunaan email yang berlebihan mengurangi hubungan di dalam dan luar dan dapat mengurangi efektivitas dalam korespondensi.
Administrasi dan orang yang tidak membaca email
Email yang terlalu membebani adalah masalah yang berkembang bagi beberapa pekerja. Karyawan terkadang begitu kewalahan mengejar email, mereka mengabaikan tugas kerja penting lainnya.
Manajer yang menghabiskan banyak waktu membaca dan menjawab email dengan mitra, pemasok, karyawan, dan pelanggan memiliki lebih sedikit kesempatan untuk mempersiapkan, membimbing, dan membujuk bawahan mereka.
Tenaga penjualan yang menanggapi banyak email masuk dan pelanggan memiliki lebih sedikit energi untuk rapat penjualan dekat dan pribadi.
Untuk mengontrol tes ini, beberapa individu menjadwalkan 30 hingga satu jam waktu email setiap pagi.
Munculnya pengetahuan buatan (AI) telah membawa peluang dan tantangan baru untuk email akhir-akhir ini.
Kecerdasan buatan, misalnya, dapat membuat penjawab otomatis cerdas dan akibatnya menambahkan acara penting ke kalender Anda tanpa mediasi Anda.
Ini juga membantu memastikan email penting tidak terlewatkan. Seperti yang ditunjukkan oleh Orange, misalnya, AI dapat mengidentifikasi email berdasarkan signifikansi dan kesungguhannya.
Hal ini dapat membuat karyawan menahan diri dari membaca email dari pelanggan penting atau keluhan yang mendesak, misalnya, kurang masuk akal.
